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Papierloses Büro

veröffentlicht am 1. September 2020

Papierloses Büro

Den Wunsch nach einem papierlosen Büro gibt es nun schon seit einigen Jahren. Doch können Unternehmen und Arbeitnehmer heute wirklich komplett auf Papier verzichten? Und was sollten sie dabei beachten?

Musik, Filme, Bücher – all das ist bereits digital. Doch wie sieht es damit im geschäftlichen Umfeld aus? Viele Unternehmen möchten bereits heute auf eine digitale Ablage und onlinegesteuerte Arbeitsabläufe umrüsten. Doch ganz so einfach ist die Komplettumstellung nicht. Denn gerade am Anfang bedeutet der Umstieg vor allem eines: viel Aufwand. Langfristig gesehen kann es sich jedoch durchaus lohnen. Denn eine digitale Ablage, Buchhaltung und Vertragsführung spart nicht nur Zeit, sondern vor allem auch Geld und Ressourcen.

 

Voraussetzungen

Ein echtes papierloses Büro umfasst deutlich mehr als das Einscannen und Speichern von Dokumenten. Denn richtig umgesetzt sind damit künftig nahezu alle Arbeiten digitalisiert. Das macht allerdings in den meisten Unternehmen die Umstellung des kompletten Betriebs notwendig. Allerdings lässt sich dadurch vieles deutlich einfacher und zudem sicherer und schneller gestalten. Um dieses Projekt umzusetzen, bedarf es allerdings einiger Vorbereitung und Organisation.

Hardware

Zu erst einmal muss die entsprechende Hardware angeschafft werden, wie beispielsweise Scanner, zusätzliche Server oder ein Cloud Speicher. Mindestens genauso wichtig, wie die Geräte zur Digitalisierung sind aber auch diejenigen, die nach dem erfolgreichen einscannen die Akten zuverlässig vernichten. Daher sollte auch an Aktenvernichtern oder einer zentralen Entsorgung nicht gespart werden. Auch Tablets mit entsprechenden Pens machen durchaus Sinn, denn sie sind vielseitig einsetzbar und machen in letzter Konsequenz dann sogar Notizzettel und Stifte überflüssig.

Software

Mindestens genauso wichtig sind aber auch die entsprechenden Softwarelösungen. Datenmanagementsysteme sowie ein Programm für die künftige digitale Buchhaltung gehören sozusagen zur Grundausstattung. Dazu passend ist auch die Kommunikation mit der eigenen Hausbank mittlerweile bereits nahezu papierlos möglich. Zusätzliche Hilfestellung und eine echte Erleichterung im Arbeitsalltag stellen zudem Sprachassistenten dar. Sie erinnern zuverlässig an Termine, starten Suchanfragen oder lassen sich zudem prima als Diktiergerät nutzen.

Mitarbeiter

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren sind im gesamten Projekt auch die Mitarbeiter. Daher sollte auf die Mitarbeiterschulungen ein besonderes Augenmerk gelegt werden, um wirklich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits von Anfang an mit einzubeziehen und mit ins Boot zu holen. Außerdem sollte jeder Betrieb ausreichend Zeit für die Digitalisierungsmaßnahmen, Mitarbeiterschulungen sowie die Umsetzung einplanen. Denn nur wenn alle im Unternehmen an einem Strang ziehen und genügend Zeit zur Verfügung steht gelingt es auch letztendlich, das Mammutprojekt „papierloses Büro“ erfolgreich umzusetzen.

Mitarbeiterschulung

 

Ein papierloses Büro spart…

… Platz

Im Betrieb komplett auf Papier zu verzichten schafft in erster Linie jede Menge Platz. Schränke sind nicht mehr mit Ordnern vollgestellt und auf den Schreibtischen stapeln sich keine Unterlagen mehr. So entstehen im Büro ungeahnte Freiräume die sich entweder anderweitig nutzen lassen oder gegebenenfalls sogar zu einer Verkleinerung der Büroräume führen können. Außerdem leisten Betriebe mit einem papierlosen Büro einen aktiven Beitrag zum Umweltschutz. Denn weniger Papier bedeutet weniger Energiebedarf, weniger gerodete Bäume und einen geringeren Wasserverbrauch.

… Geld

Mit einer digitalen Rechnungsverwaltung in der Buchhaltung lässt sich nicht nur Zeit, sondern sogar bares Geld sparen. Denn viele Firmen bieten für die schnelle Begleichung der Rechnung zusätzliche Zahlungsabschläge. Ideal also, wenn die eingehende Rechnung direkt an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet, vom ihm geprüft und anschließend sofort genehmigt wird. Auch Notizen oder weitere Informationen können ganz einfach auf der digitalen Rechnung, wie auch auf der gedruckten Version, vermerkt und anschließend gespeichert werden.

Ressourcen

Die digitale Ablage vereinfacht die Suche nach einem bestimmten Dokument deutlich. Einfach den Suchbegriff im entsprechenden Feld eingeben und alles Weitere übernimmt das System. Das erspart dem Mitarbeiter lästiges Aktensuchen oder Ordnerwälzen und somit wertvolle Zeit. Denn in der Regel liefert der Computer bereits nach einigen Sekunden alle Dokumente, deren Dateinamen den entsprechenden Suchbegriff beinhalten. Im manchen Bereichen geht die fortschreitende Digitalisierung sogar noch weiter. So lassen sich Konferenzen und Seminare mit der richtigen Software ganz leicht online besuchen. Und mit einer VR-Brille entpuppt sich das Web-Meeting zu einem virtuellen Treffen, das einem persönlichen Zusammenkommen sogar ziemlich nahekommt. Außerdem lassen sich mit VR-Brillen bereits ganze Wohnungen, Häuser und Straßenblocks virtuell begehen. So können Architekten und Planer direkt vor Ort am letzten Feinschliff arbeiten und Interessenten bequem von zu Hause die künftige Traumimmobilie besichtigen.

Webkonferenz
… im Idealfall sogar Recruitingmaßnahmen

Unternehmen, die bereits frühzeitig auf Onlinelösungen und digitalisierte Arbeitsabläufe umstellen, sichern sich langfristig gesehen die besten Mitarbeiter und damit auch Ihre Zukunft. Denn gerade die kommende Generation an Mitarbeitern, wächst bereits mit der digitalen Welt auf. Für sie ist ein papierloses Büro mit Cloudlösungen und moderner Technik dementsprechend eine Grundvoraussetzung, um sich für einen Arbeitgeber zu entscheiden. Ein zentraler Server oder eine Cloud ermöglichen es den Mitarbeitern zudem von nahezu überall auf der Welt Zugriff auf die Daten zu haben. Auch aus dem Homeoffice lässt sich so problemlos auf alle wichtigen Dokumente und Programme zugreifen.

 

Es ist allerdings…

…aufwändig

Die komplette Umstellung von papierhaft auf papierlos ist enorm zeit- und kostenintensiv. Nahezu alle bisherigen Gewohnheiten, Arbeitsabläufe sowie die technische Ausstattung müssen komplett umgestaltet werden. Ist dann soweit alles digitalisiert muss zudem sichergestellt werden, dass die Technik reibungslos funktioniert. Denn schon ein Stromausfall, eine Leitungsunterbrechung oder ein Serverausfall machen das Arbeiten sonst nahezu unmöglich.

…pflegeintensiv

Alle Daten digital zu speichern und zu verwalten macht einen enormen Speicherplatz notwendig. Zudem muss der Bestand immer aktuell und dabei so klein wie möglich gehalten werden. Um mehrfaches abspeichern zu verhindern empfiehlt sich daher eine entsprechende Software zu installieren oder alternativ eine eigene Stelle zu schaffen, die sich explizit um das Thema Datenqualität kümmert. Außerdem muss alles entsprechend gesichert und nach außen abgesichert sein. Denn mehr digitale Daten bedeutet auch mehr Angriffspotential für Cyberkriminalität.

…umfangreich

Für den digitalen Bereich gelten unzählige rechtliche Vorgaben, die einzuhalten sind. So sind beispielsweise der Datenschutz und die Speicherfrist von E-Rechnungen zu beachten. Zudem sollte sich jeder Unternehmer vorab erkundigen, welche Softwarelösungen für die Erstellung der E-Rechnungen überhaupt nach Compliance-Gesichtspunkten zulässig ist. Manche Arbeitsabläufe lassen sich künftig auch gar nicht mehr im Haus bewerkstelligen, sondern müssen an einen externen Dienstleister ausgelagert werden. Dadurch entstehend noch einmal zusätzliche Kosten, die der Unternehmer mit einkalkulieren und entweder selbst tragen oder künftig in seinen Produkten einpreisen muss.

 

Fazit

Dass ein komplett papierloses Büro möglich ist, beweisen einige Unternehmen bereits. Dass der Weg zu einem komplett digitalisierten Betrieb jedoch durchaus anstrengend, langwierig und kostenintensiv ist, bleibt unbestritten. Die Entscheidung darüber in Zukunft ganz auf Papier im Unternehmen zu verzichten kann daher nur jeder Betrieb für sich treffen. Von technischer Seite stünde einem papierlosen Büro allerdings nichts im Wege.

 

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Quellen: pcwelt.de, online-erfolgreicher.de, ebuero.de, pixabay.de, Deutscher Sparkassenverlag

 

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